Gyvelbugten

PRIVATLIVSPOLITIK FOR GRUNDEJERFORENINGEN GYVELBUGTEN/YDERBY LYNG

Opdateret 28 -7-2020.

Grundejerforeningens dataansvar

Overordnet set behandler Grundejerforeningen Gyvelbugten/Yderby Lyng data for at understøtte administrationen af Grundejerforeningen opgaver.

Grundejerforeningen består af grundejerforeningens ejere af ejendomme, der er omfattet af tinglyste deklarationer på området samt yderligere ejendomme, som frivilligt er tilsluttet foreningen som medlemmer.

Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sikrer, at dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Grundejerforeningen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Kontaktperson: Bjarne Olsen

Adresse: Ellekrattet 24, Trørød, 2950 Vedbæk

Sommerhusadresse: Fyrbugten 4, 4583 Sj. Odde

Telefonnr.: 25365502

Mail: Bjarne.s@olsen.mail.dk

Hjemmeside: www.gyvelbugten.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Ejere af de enkelte ejendomme:

• Kontaktoplysninger som navn, og e-mailadresse, telefonnr.
• Postadresse, postnr. og by samt jeres sommerhusadresse i grundejerforeningen, samt fremover også overtagelsesdato for ejendommen.

2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer o.l.:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Bestyrelsesmedlemmernes hovedansvarsområde

3) Registrering af ejeroplysninger på de ejendommene der er tilsluttet grundejerforeningen.

• Normalt får vi oplysningerne fra dig/jer via hjemmesiden.
• Meddelelse fra ejendomsmæglere/advokater i forbindelse med jeres køb af ejendommen.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Sammenslutningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesse-afvejningsreglen)
• Behandling efter vedtægterne eller efter lovkrav

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemmernes oplysninger:

• Udsendelse af oplysninger til orientering og indkaldelse til generalforsamling
• Anden kommunikation med medlemmerne
• Kontingent opkrævning o.l.

2) Formål med behandling af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer o.l.:

• Håndtering og orientering om bestyrelsesmedlemmernes hverv og pligter i foreningen i forbindelse med opfyldelse af vedtægter og lovkrav (identitetsoplysninger til bank som tegningsberettigede).

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine rettigheder/pligter i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af eventuelle sociale arrangementer

Samtykke

Vores behandling af dine personoplysninger vil stort set altid basere sig på indirekte samtykke – idet oplysningerne normalt er registreret i forbindelse med ejerskab af en parcel i grundejerforeningen og af dig selv. Vi indhenter derfor kun dit eksplicitte samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til andre formål, end der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer i nødvendigt omfang til foreningens bank og offentlige myndigheder.

Vi videregiver ikke personoplysninger til øvrige personer udover offentlige myndigheder i henhold til lovkrav.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har behandlingsformål og opbevaringsperioder, alt efter om vi behandler dine personoplysninger som grundejer eller bestyrelsesmedlem.

Grundejer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger så længe du er grundejer i grundejerforeningen    

Dine oplysninger slettes hurtigst muligt forbindelse med anden ejer overtager den ejede ejendom. Ny ejer skal dog indberettes i stedet.

Hvis du er i restance med ydelser til grundejerforeningen, vil dine oplysninger dog først blive slettet, når restancer er bragt ud af verden.

Bestyrelsesmedlemmer i Grundejerforeningen Gyvelbugten/Yderby Lyng:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Banken får meddelelse om ophør af dit virke straks efter du er fratrådt.
• Dine oplysninger på bestyrelsesoversigten på hjemmesiden slettes, inden for en måned efter at du ophører som bestyrelsesmedlem.
• Oplysninger i generalforsamlingsreferater om dit valg vil ikke blive slettet.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning, jf. dog ovenfor
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.